Entretien professionnel: définition

Les critères d'appréciation de la valeur professionnelle sont établis préalablement avec l'avis du comité social territorial, en fonction des tâches et du niveau de responsabilité de l'agent. Quatre critères principaux sont définis : les résultats professionnels, les compétences techniques, les qualités relationnelles, et la capacité d'encadrement ou d'expertise. Ces critères ne doivent pas inclure les absences médicales, les activités syndicales ou les convictions personnelles. L'entretien professionnel, obligatoire et annuel, est conduit par le supérieur hiérarchique direct et donne lieu à un compte-rendu opposable. Tous les agents de la fonction publique territoriale sont concernés, sauf certains cas spécifiques comme les stagiaires ou les agents en disponibilité. L'entretien influence l'avancement de carrière et la formation de l'agent.

Les critères d’appréciation de la valeur professionnelle doivent être fixés préalablement après avis du comité social territorial. Ils sont établis en fonction de la nature des tâches confiées à l’agent et du niveau de responsabilité assumé. En cas de modifications ultérieures des critères, le comité social territorial doit être à nouveau saisi.

Quatre critères principaux sont définis par les décrets n°2014-1526 du 16 décembre 2014 et n°88-145 du 15 février 1988 :

1. Les résultats professionnels obtenus par l'agent et la réalisation des objectifs : Évaluation des performances et des réalisations par rapport aux objectifs fixés.
2. Les compétences professionnelles et techniques : Appréciation des compétences spécifiques et techniques nécessaires à l’exercice des fonctions.
3. Les qualités relationnelles : Évaluation des capacités de communication et d’interaction avec les collègues, les supérieurs et les usagers.
4. La capacité d'encadrement ou d'expertise : Appréciation des compétences en matière de gestion d’équipe ou d’expertise technique, ou de la capacité à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.

Ces critères ne sont pas exhaustifs et peuvent être complétés par des critères spécifiques à certains métiers, comme l’encadrement ou les missions d’accueil. Cependant, certains critères sont interdits car considérés comme étrangers à l’évaluation de la valeur professionnelle :

• Absences liées à une raison médicale : Les absences pour raisons de santé ne doivent pas être prises en compte (CAA de Reims, 15 juin 2011, n°10/01827 ; TA de Versailles, 5 juillet 2024, n°2203059).
• Activités syndicales : Les activités syndicales ne peuvent pas être un critère d’évaluation (CAA de Marseille, 25 janvier 2021, n°19MA01665).
• Convictions personnelles : Les convictions personnelles des agents ne doivent pas influencer l’évaluation (CE, 16 juin 1982, n°23276 et 23277)

L’entretien professionnel est une procédure obligatoire et annuelle, fixée par l’article 2 du décret n°2014-1526. En l’absence d’entretien professionnel, l’agent peut être indemnisé pour le préjudice moral subi (TA de Rennes, 12 octobre 2023, n°2101641). L’entretien est individuel et se déroule entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct, sans la présence de tiers.

Il est conseillé d’organiser les entretiens au dernier trimestre de l’année N ou en début d’année N+1, en tenant compte du calendrier des CAP/CCP et du versement du CIA. L’entretien donne lieu à un compte-rendu opposable et susceptible de recours.

L’entretien professionnel s’applique à tous les corps, cadres d’emplois ou emplois de la fonction publique territoriale dotés d’un statut particulier. Les agents contractuels sont également concernés, y compris ceux recrutés pour une durée inférieure à un an (CAA de Marseille, 7 décembre 2021, n°19MA03475).

Une présence effective de l’agent est requise pour l’entretien. Cette condition est appréciée au cas par cas, notamment en fonction des fonctions exercées et des circonstances de l’absence (CAA de Nancy, 29 septembre 2022, n°20NC00827 ; circulaire DGAFP du 23 avril 2012). Par exemple, une présence de 2 mois et demi est suffisante (CE, 3 septembre 2007, n°284954), tandis qu’une présence d’1 mois est insuffisante (TA de Bordeaux, 3 avril 2023, n°2100625).

• Fonctionnaire à temps non complet intercommunal : Un entretien peut être réalisé dans chaque collectivité, avec un compte-rendu résumant tous les entretiens.
• Fonctionnaire ayant changé d’emploi ou muté en cours d’année : L’agent bénéficie d’un entretien conduit par le supérieur hiérarchique direct au jour de l’entretien.
• Fonctionnaire détaché pour une longue durée (+ 6 mois) : L’entretien est réalisé dans l’administration d’accueil, et le compte-rendu est adressé à l’administration d’origine.
• Agent mis à disposition : L’entretien est réalisé dans les organismes d’accueil, et le compte-rendu est adressé à l’administration d’origine.

Certains agents sont exclus du dispositif de l’entretien professionnel :

• Fonctionnaires stagiaires
• Fonctionnaires recrutés par détachement pour une courte durée (6 mois au plus)
• Fonctionnaires placés en disponibilité toute l’année
• Agents contractuels de droit public recrutés pour un emploi temporaire ou saisonnier
• Agents contractuels de droit privé
• Agents publics à temps complet bénéficiant d’une décharge d’activité syndicale

L’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent, qui organise le travail et contrôle l’activité de l’agent (CAA de Nantes, 6 juin 2014, n°12NT03296). Ce supérieur peut être un agent contractuel ou avoir un grade identique ou inférieur à celui de l’agent évalué.

L’agent est convoqué au moins 8 jours avant la date de l’entretien. La convocation doit indiquer l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, et être accompagnée de la fiche de poste et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel. En cas de non-respect du délai de convocation, la procédure est irrégulière et peut être annulée par le juge administratif (CAA de Nantes, 9 juin 2017, n°16NT00030).

L’entretien se déroule en présence de l’agent et de son supérieur hiérarchique direct. Il porte sur les résultats professionnels, les objectifs pour l’année à venir, la manière de servir, les acquis de l’expérience professionnelle, les capacités d’encadrement, les besoins de formation et les perspectives d’évolution professionnelle. La durée de l’entretien n’est pas fixée par la réglementation, mais elle doit permettre un échange constructif.

Le compte-rendu de l’entretien est rédigé par le supérieur hiérarchique direct et comporte une appréciation générale littérale exprimant la valeur professionnelle de l’agent. Il doit être signé par le supérieur hiérarchique et notifié à l’agent dans un délai de 15 jours. L’agent peut compléter le compte-rendu de ses observations et le renvoyer signé à son supérieur.

L’agent peut contester le compte-rendu d’entretien professionnel tant sur la procédure que sur le contenu. Il peut demander une révision interne à l’autorité territoriale dans un délai de 15 jours francs suivant la notification. En cas de refus, il peut saisir la CAP/CCP dans un délai d’un mois. Si l’instance paritaire estime la demande justifiée, elle propose à l’autorité territoriale de rectifier le compte-rendu.

L’entretien professionnel a des conséquences sur la situation administrative de l’agent, notamment sur l’avancement de grade, la promotion interne, la bonification d’ancienneté, le licenciement pour insuffisance professionnelle et la part variable du régime indemnitaire. Le compte-rendu d’entretien sert également de base pour l’élaboration du plan de formation.

• Code général de la fonction publique
• Décret n°2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux
• Décret n°2017-1419 du 28 septembre 2017 relatif aux garanties accordées aux agents publics exerçant une activité syndicale
• Décret n°88-145 du 15 février 1988 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale
• Décret n°91-298 du 20 mars 1991 portant dispositions statutaires applicables aux fonctionnaires territoriaux nommés dans des emplois permanents à temps non complet
• Circulaire DGCL du 6 août 2010
• Circulaire DGAFP du 23 avril 2012 (FPE)